This personal data protection notice (“PDP Notice”) describes how MFBBCC Serviced Suites Sdn. Bhd., its group of companies and related entities, including but not limited to, MFBBCC Services Suites and Mitsui Fudosan Asia (Malaysia) (“we”, “us”, or “our”) process your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”), and any regulations and guidelines relating to the PDPA.

Unless otherwise stated, all capitalised terms in this PDP Notice have the same meaning as prescribed to it under the Tenancy Agreement.

1. Types of personal data processed
   The term “personal data” in this PDP Notice has the meaning prescribed to it by the PDPA, and it generally includes any information which could directly or indirectly identify you, including:
   • your name, National Registration Identity Card number, passport number, age, race, date of birth, nationality, and photograph;
   • your address and contact details;
   • your financial or banking account details;
   • your vehicle registration number;
   • closed-circuit television recordings at Mitsui Serviced Suites Bukit Bintang City Centre; and
   • any other information which may directly or indirectly identify you, which is necessary for the purposes of this PDP Notice as set out below.
   • We may also collect your sensitive personal data. Sensitive personal data includes, amongst other things:
     • any information on your physical or mental health or condition;
     • political opinions;
     • religious beliefs or other beliefs of a similar nature; and
     • the commission or alleged commission of any offence.
2. Source of personal data

   We may collect your personal data automatically through your direct dealings with us and through your interaction with us, such as:

   • the information you provide as part of being our tenant;
   • from government agencies, law enforcement agencies or regulatory bodies; or
   • any other source of information in relation to your Tenancy with us.

3. Purposes of collecting and processing your personal data

   We may collect and further process your personal data for the following purposes:

   • to carry out any background checks to determine the suitability of a prospective Tenant;
   • to verify the creditworthiness of a prospective Tenant;
   • to collect Rent and / or any other payments due to us, including but not limited to Outgoings and deposits;
   • to recover debts and any other payments due;
   • to manage the Tenancy and the Apartment;
   • to monitor and ensure compliance with the Tenancy Agreement;
   • to maintain internal administration processes and record-keeping;
   • to comply with all applicable reporting, legal and regulatory obligations under applicable laws and regulations;
   • to monitor compliance with our internal policies, guidelines, or code of conduct; and
   • to carry out any other purposes necessary or incidental to the purposes stated above.

   The collection and processing of your personal data may be mandatory or voluntary in nature, depending on the purposes for which your personal data is collected. We will not be able to perform the purposes stated in this PDP Notice if you do not provide us with your personal data where it is mandatorily required by us.

4. Disclosure of personal data

   We will only transfer or disclose your personal data in accordance with this PDP Notice and to the extent permissible under applicable laws and regulations. For the purposes set out in this PDP Notice, we may disclose your personal data to the following third parties:

   • our group of companies either within Malaysia or outside of Malaysia;
   • our appointed integrated facilities manager;
   • our third party service providers, including but not limited to, third party cleaning, repair and maintenance agencies or contractors;
   • your immediate family members and / or emergency contact person, as may be notified to us from time to time;
   • our professional services providers, including, but not limited to, our lawyers, auditors, consultants and accountants;
   • financial institutions, including but not limited to our bank and credit reporting agency;
   • related parties in connection with any potential, proposed or actual sale, disposal, merger, acquisition, consolidation, re-organisation, restructuring or funding exercise of our businesses, or in the event of winding-up.
5. Accuracy, retention, and security of your personal data

   The accuracy of your personal data depends on the information you provide to us. In order for us to ensure that your personal data is accurate, reliable, complete and updated at all times, you must, via the contact details below, update us as soon as your personal data provided to us becomes inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date.
   We will retain your personal data as long as it is necessary for the purposes for which such personal data was collected. We will destroy and permanently delete your personal data from our records and systems in accordance with our retention policy and / or any other applicable retention period required by applicable laws and regulations if we no longer require your personal data.
   We ensure the security of your personal data, and we will, in our best reasonable endeavour, implement any appropriate technical, physical, electronic, and procedural security measures to protect your personal data.

6. Your rights

   You have the right to request access, request a copy of, and request to update or correct your personal data held by us. To the extent permitted by the applicable laws and regulations, we reserve our right to refuse your request to access and / or correct your personal data, for instance, if we are not supplied with the necessary information required to locate your personal data.
   You also have the right to limit our processing and use of your personal data at any time, and you may, by notice in writing, inform us the withdrawal (in full or in part) of your consent to our processing of your personal data. Your withdrawal of consent is, however, subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions, and reasonable duration of time for withdrawal. Further, we may also not be able to carry out our obligations as a Landlord should you choose to withdraw your consent accordingly.

7. Contact details

   If you have any questions about this PDP Notice, or if you would like to make a complaint or a data access, correction, or withdrawal request, you may contact us using the contact details below:
   
   Contact person : Leasing Admin
   Email address : [email protected]

8. Conflict

   In the event there is any conflict between this PDP Notice in the English language with any other versions of the PDP Notice in a different language, this PDP Notice in the English language will prevail.

Notis perlindungan data peribadi ini (“Notis PDP”) menerangkan bagaimana MFBBCC Serviced Suites Sdn. Bhd., kumpulan-kumpulan syarikat dan entiti-entiti yang berkaitan, termasuk tetapi tidak terhad kepada MFBBCC Services Suites dan Mitsui Fudosan Asia (Malaysia) (“kami” atau “kita”) memproses data peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”) dan mana-mana peraturan dan garis panduan di bawah APDP.

Melainkan dinyatakan sebaliknya, terma-terma yang berhuruf besar dalam Notis PDP ini mempunyai maksud yang sama seperti yang ditetapkan di bawah Perjanjian Penyewaan (Tenancy Agreement).

1. Jenis data peribadi yang diproses
   

   Terma “data peribadi” dalam Notis PDP ini mempunyai maksud yang ditetapkan di bawah APDP, dan secara umumnya termasuk mana-mana maklumat yang boleh mengenalpasti anda secara langsung atau tidak langsung, termasuk:

   • nama, nombor Kad Pendaftaran Nasional, nombor paspot, umur, bangsa, tarikh lahir, kewarganegaraan dan gambar anda;
   • alamat dan butir-butir perhubungan anda;
   • butir-butir kewangan atau perbankan anda;
   • nombor pendaftaran kenderaan anda;
   • rakaman televisyen litar tertutup di Mitsui Serviced Suits Bukit Bintang City Centre; dan
   • mana-mana maklumat lain yang boleh mengenalpasti anda secara langsung atau tidak langsung, setakat mana yang diperlukan mengikut tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis PDP ini.
     Kami juga mungkin mengumpul data peribadi sensitif anda. Data peribadi sensitif termasuk, antara lainnya:
     • mana-mana maklumat berkenaan kesihatan fizikal atau mental anda;
     • pandangan politik;
     • kepercayaan keagamaan atau mana-mana kepercayaan yang serupa dengannya; dan
     • perlakuan kesalahan atau perlakuan kesalahan yang didakwa.
2. Sumber data peribadi

   Kami mungkin kumpul data peribadi anda secara automatik melalui perurusan langsung anda dengan kami dan melalui interaksi anda dengan kami, seperti contoh:

   • maklumat yang anda bekalkan sebagai seorang penyewa kami;
   • daripada agensi kerajaan, agensi penguatkuasa undang-undang atau badan-badan kawalselia; atau
   • mana-mana sumber maklumat lain berkenaan dengan penyewaan anda dengan kami.

3. Tujuan-tujuan mengumpul dan memproses data peribadi anda

   Kami mungkin menumpul dan memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan yang berikut:

   • untuk menjalankan semakan latar belakang untuk menentukan kesesuaian anda sebagai penyewa yang berpotensi;
   • untuk mengesahkan kepercayaan kredit penyewa berpotensi;
   • untuk mengumpul sewa dan / atau mana-mana bayaran yang tertunggak kepada kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada “Outgoings” dan deposit;
   • untuk mendapatkan balik hutang dan mana-mana bayaran yang tertunggak;
   • untuk menguruskan penyewaan dan “Apartment”;
   • untuk mengawalselia dan memastikan kepatuhan kepada Perjanjian Penyewaan;
   • untuk mengekalkan proses pentadbiran dalaman dan simpanan rekod;
   • untuk mematuhi semua obligasi pelaporan, undang-undang dan kawalselia kami di bawah undang-undang dan peraturan yang terpakai;
   • untuk mengekalkan pematuhan kepada polisi, garis panduan dalaman atau tata kelakuan kami; dan
   • untuk menjalankan mana-mana tujuan setakat mana yang diperlukan untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas.

   Pengumpulan dan pemprosesan data peribadi anda mungkin diperlukan secara wajib atau sukarela, bergantung kepada tujuan yang mana data peribadi anda dikumpul. Kami mungkin tidak dapat menjalankan tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis PDP ini jika anda tidak bekalkan kami dengan data peribad anda, di mana ia adalah wajib untuk anda berbuat demikian.

4. Penzahiran data peribadi

   Kami hanya akan memindahkan atau menzahirkan data peribadi anda mengikut Notis PDP ini dan setakat mana yang dibenarkan di bawah undang-undang dan peraturan yang terpakai. Untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis PDP ini, kami mungkin menzahirkan data peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga yang berikut:

   • kumpulan syarikat kami samaada di dalam atau luar Malaysia;
   • pengurus fasiliti bersepadu yang dilantik;
   • pembekal perkhidmatan pihak ketiga, termasuk tetapi tidak terhad kepada agensi atau kontraktor pembersihan, pembaikan dan pengurusan;
   • ahli keluarga terdekat anda dan / atau butir perhubungan kecemasan, sepertimana yang dimaklumkan kepada kami dari semasa ke semasa;
   • pembekal perkhidmatan profesional kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada peguam, juruaudit, perunding dan akauntan kami;
   • institusi kewangan, termasuk tetapi tidak terhad kepada bank dan agensi pelaporan kredit;
   • pihak-pihak yang berkaitan dengan mana-mana penjualan, pelupusan, penggabungan, pembelian, penyatuan, penyusunan semula, penstrukturan semula atau latihan kewangan yang berpotensi, dirancang atau yang sebenar, berkaitan dengan perniagaan kami atau jika berlakunya penggulungan.

5. Ketepatan, penyimpanan dan keselamatan data peribadi anda

   Ketepatan data peribadi anda bergantung kepada maklumat yang anda bekalkan kepada kami. Untuk membolehkan kami memastikan bahawa data peribadi anda sentiasa tepat, boleh dipercayai, lengkap dan dikemaskini pada setiap masa, anda mesti, melalui butir-butir perhubungan di bawah, memaklumkan kepada kami secepat mungkin sekiranya data peribadi yang anda bekalkan kepada kami tidak lagi tepat, lengkap, benar atau dikemaskini.
   Kami mungkin menyimpan data peribadi anda selama yang diperlukan untuk tujuan-tujuan yang mana data peribadi anda dikumpul. Kami akan melupuskan dan memadamkan secara kekal data peribadi anda daripada rekod dan sistem kami mengikut polisi penyimpanan kami dan mana-mana tempoh penyimpanan seperti yang diperlukan di bawah undang-undang dan peraturan yang terpakai jika kami tidak lagi memerlukan data peribadi anda.
   Kami akan memastikan keselamatan data peribadi anda dan kami akan, melalui usaha yang munasabah kami, melaksanakan mana-mana langkah keselamatan teknikal, fizikal, elektronik dan prosedural untuk melindungi data peribadi anda.

6. Hak anda

   Anda mempunyai hak untuk meminta akses, meminta salinan dan meminta kami untuk mengemaskini atau meminda data peribadi anda yang kami pegang. Setakat mana yang dibenarkan di bawah undang-undang dan peraturan yang terpakai, kami memelihara hak kami untuk menolak permintaan anda untuk mengakses dan / atau meminda data peribadi anda jika, seperti contoh, kami tidak dibekalkan dengan maklumat yang diperlukan untuk mencari data peribadi anda.
   Anda juga mempunyai hak untuk mengehadkan pemprosesan dan penggunaan data peribadi anda oleh kami pada bila-bila masa dan, anda mungkin, melalui notis bertulis, memaklumkan kepada kami tentang penarikbalikkan (secara sepenuhnya atau separanya) persetujuan anda untuk membolehkan kami memproses data peribadi anda. Penarikbalikkan persetujuan anda mungkin tertakluk kepada pengehadan undang-undang yang terpakai, situasi kontraktual dan tempoh masa yang sewajarnya untuk penarikbalikkan tersebut. Melainkan itu, kami juga mungkin tidak akan dapat melaksanakan obligasi kami sebagai tuan tanah jika anda menarikbalik persetujuan anda.

7. Butir-butir perhubungan

   Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan berkenaan dengan Notis PDP ini, atau jika anda ini membuat pengaduan atau mengakses atau meminda data peribadi anda, atau menarikbalik persetujuan anda, anda boleh menghubungi kami melalui butir-butir perhubungan di bawah:
   Butir orang yang boleh dihubungi : Leasing Admin
   Alamat emel : [email protected]

8. Konflik

   Sekiranya terdapat konflik antara Notis PDP Bahasa Inggeris ini dengan mana-mana versi Notis PDP dalam bahasa yang lain, terma-terma dalam Notis PDP Bahasa Inggeris akan digunapakai.